Henkilökuntaedut ovat työnantajan työntekijöilleen järjestämiä etuja, jotka annetaan työsuhteen perusteella, mutta jotka eivät ole korvausta tehdystä työstä. Näiden etujen tarkoituksena on usein lisätä positiivista työnantajamielikuvaa tai välillisesti edistää työn tekemistä työkyvyn tai -motivaation ylläpidon kautta.
Henkilökuntaetuja tulee lähtökohtaisesti tarjota tasapuolisesti kaikille työntekijöille asemasta riippumatta, mutta työntekijä voi itse päättää, käyttääkö hän etua vai ei. Työntekijän verotuksessa työnantajalta saatu henkilökuntaetu voi olla kokonaan verovapaa, osittain verovapaa tai kokonaan veronalainen etu.
Henkilökuntaetua ei tule sekoittaa luontoisetuun, jolla tarkoitetaan muuna kuin rahana saatavaa vastiketta eli palkkaa. Luontoisedut ovat tyypillisesti osa työsuhteen ehtoja eli niistä voidaan sopia kunkin työntekijän kanssa yksilöllisesti ja luontoisetu on aina saajalleen veronalaista ansiotuloa.
Ketkä ovat henkilökuntaa?
Henkilökuntaan kuuluvat kaikki työnantajaan työsuhteessa olevat työntekijät riippumatta siitä, ovatko he vakinaisessa vai määräaikaisessa työsuhteessa ja tekevätkö he työtä koko- vai osa-aikaisesti. Henkilökuntaan katsotaan kuuluvaksi myös yrityksen johtoon ja hallintoelimiin kuuluvat henkilöt, kuten toimitusjohtaja sekä hallituksen jäsenet.
Osakeyhtiön tai henkilöyhtiön osakas usein työskentelee yrityksessä ja hänet katsotaan kuuluvaksi henkilökuntaan siitä riippumatta, nostaako hän tekemästään työstä palkkaa vai ei. Pelkän osakkuusaseman tai hallituksen jäsenyyden perusteella ei kuitenkaan voi kuulua henkilökuntaan. Osakkaan perheenjäsenelle (joka ei työskentele yrityksessä) tai pelkän osakkuusaseman perusteella annetut edut voidaan katsoa peitellyksi osingoksi.
Henkilökuntaetuja ei voida antaa muille yrityksen palveluksessa oleville, kuten vuokratyöntekijöille, eikä vapaaehtoisesti tai muutoin palkattomasti työskenteleville, kuten harjoittelijoille. Edellä mainitut voivat kuitenkin osallistua yhtiön järjestämään virkistystoimintaan, käyttää työnantajan omia liikuntatiloja ja nauttia kokouskahveista, kuten muutkin työntekijät.
Myös toiminimiyrittäjä voi antaa palveluksessaan oleville työntekijöilleen henkilökuntaetuja. Koska toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa, ei hän ole itse työntekijän asemassa. Näin ollen toiminimiyrittäjä ei voi järjestää itselleen henkilökuntaetuja. Toiminimiyrittäjä voi kuitenkin osallistua työntekijöille järjestettyihin virkistys- ja harrastustoiminnan tilaisuuksiin.
Terveydenhuolto
Yleisin henkilökuntaetu on työnantajan järjestämä työterveyshuolto, jonka laki velvoittaa yrityksiä järjestämään. Työnantaja voi kuitenkin halutessaan järjestää pakollista laajempia terveydenhuoltopalveluja. Pakollisen työterveyshuollon alaiset toimenpiteet ovat aina työntekijöille verovapaita. Myös laajemmat terveydenhuollon palvelut ovat työntekijälle verovapaita, kun niiden voidaan katsoa olevan tavanomaisia ja kohtuullisia. Työterveyshuollon tulee olla työnantajan järjestämää ja sen tulee perustua kirjalliseen sopimukseen, jossa terveydenhuoltopalvelujen taso ja laajuus on määritelty. Poikkeustilanteissa voidaan myös korvata työntekijöille syntyneitä sairaskuluja tositetta vastaan.
Tavanomaisena etuna pidetään lähtökohtaisesti sellaista terveydenhuoltos, josta työnantaja on oikeutettu samaan Kansaneläkelaitokselta sairausvakuutuslain mukaista korvausta. Lisäksi esimerkiksi työnantajan järjestämiä erikoislääkäripalveluja voidaan pitää tavanomaisina.
Työnantajan voi järjestää vapaaehtoiseen työterveyshuoltoon myös hammashoidon. Tavanomaisena hammashoitona voidaan pitää esimerkiksi hampaiden tarkistuksia, reikien paikkauksia ja hammaskiven poistoa.
Silmälasikustannuksia voidaan pitää työterveyshuoltoon kuuluvina vain silloin, kun kyse on optikon tai lääkärin määräämistä työhön liittyvistä erikoislaseista, kuten näyttöpäätelaseista.
Lääkekulut voivat myös olla osa työnantajan järjestämää terveydenhuoltoa, kun lääkkeet ovat työterveyslääkärin määräämiä ja lääkekulujen määrä on kohtuullinen. Työnantaja voi korvata esimerkiksi nikotiinikorvaushoidon työntekijöilleen verovapaasti, jos tupakoinnin lopettamisohjelma on kirjattu työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan ja se koskee koko henkilökuntaa. Lisäksi yrityksen ensiapukaapissa voi olla ensiaputarvikkeita sekä särkylääkkeitä tms. tilapäiseen käyttöön tarkoitettua lääkevalmisteita. Kuitenkin esimerkiksi vitamiinivalmisteiden hankkiminen henkilökunnan käyttöön on veronalainen etu.
Virkistys- ja harrastustoiminta
Työnantajan järjestämä koko henkilökunnalle suunnattu virkistys- ja harrastustoiminta on työntekijöille verovapaa etu. Tällä tarkoitetaan työnantajan etua silmällä pitäen toteuttavaa viihtyvyyttä, suorituskykyä tai työpaikan ihmissuhteita ylläpitävää tai parantavaa toimintaa. Verovapauden edellytyksenä on, että toiminnan tulee olla työnantajan järjestämää. Työnantaja voi järjestää edun myös ulkopuolisen palvelun toimittajan kautta maksamalla kulut suoraan tällaiselle taholle. Työnantajan maksukuittia vastaan maksamat palkansaajan itse valitseman harrastuksen tai muun virkistystilaisuuden maksut ovat aina veronalaista palkkaa.
Omaehtoista virkistystoimintaa voidaan järjestää liikunta-, kulttuuriseteleillä tai näiden yhdistelmällä. Tällä tavoin työntekijä voi harrastaa valitsemaansa liikuntamuotoa valitsemanaan ajankohtana ja valitsemassaan paikassa. Tai vierailla museossa, elokuvissa tai urheilutapahtumassa oman mielenkiintonsa mukaan. Omaehtoisen kulttuuri- ja liikuntatoimintana annettavan edun verovapaa enimmäismäärä on 400 euroa vuodessa. Liikunta- sekä kulttuurietua ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin, jos summa on enintään 400€/hlö/vuosi, etu on myönnetty koko henkilöstölle ja summasta ei peritä omavastuuta. 400 euroa ylittävästä osuudesta syntyy veronalainen tulo, joka tulee myös ilmoittaa tulorekisteriin.
Tavanomaisena virkistystoimintana voidaan pitää myös työnantajan työaikana työntekijöilleen järjestämää hedelmä- kahvi- tai virvoitusjuomatarjoilua kahvileipineen. Jos kuitenkin tarjoilu on niin runsas, että se riittää korvaamaan aterian, on kyseessä veronalainen ravintoetu.
Työantaja voi myös tarjota työntekijöilleen hierontaa osana virkistystoimintaa. Hieronta voidaan järjestää joko työpaikalla tai työnanataja voi tehdä sopimuksen hierontapalveluiden tuottajan kanssa siitä, että henkilökunta voi tietyin väliajoin varata hieronnan ja työnantaja maksaa kustannukset (tai osan niistä) suoraan palvelun tuottajalle. Edun tulee olla järjestetty siten, että koko henkilökunnalla on tosiasiallinen mahdollisuus käyttää etua.
Myös henkilökunnan yhteiset pikkujoulu-, tilinpäätös-, kesä- tai muut vastaavat tavanomaiset juhlatilaisuudet ovat tavanomaista virkistystoimintaa, kun niiden kustannukset ja järjestämistiheys ovat tavanomaisia ja kohtuullisia. Tällöin työnantaja voi kustantaa myös matkakustannukset, jos tapahtuma on muualla kuin työntekijän varsinaisella työpaikalla.
Sairaan lapsen hoito
Työntekijällä on oikeus jäädä tilapäisesti hoitamaan sairasta lasta kotiin. Työsopimuslain mukaan työntekijän lapsen, joka ei ole täyttänyt 10 vuotta, sairastuessa äkillisesti työntekijällä on oikeus saada lapsen hoidon järjestämiseksi tai tämän hoitamiseksi tilapäistä hoitovapaata enintään neljä työpäivää kerrallaan. Sama oikeus on myös lapsen vanhemmalla, joka ei asu tämän kanssa samassa taloudessa. Vaikka tilapäinen hoitovapaa on lähtökohtaisesti palkatonta, on työehtosopimuksissa usein sovittu, että tietyin edellytyksin työntekijä on oikeutettu tilapäiseen hoitovapaaseen täysin palkkaeduin.
Kun työntekijän lapsi sairastuu, voi työntekijä järjestää lapselle ulkopuolisen hoitajan, jotta vanhempi voi halutessaan hoitaa työtehtävänsä tilapäiselle hoitovapaalle jäämisen sijaan. Etu on työntekijälle verovapaa siltä ajalta jona työntekijällä olisi oikeus tilapäiseen hoitovapaaseen täysin palkkaeduin, eli enintään neljän päivän ajan. Verovapauden kannalta ei ole merkitystä, vaikka hoitoetu annettaisiin vain joillekin työntekijöille, kuten avainhenkilöille. Verovapauden edellytys kuitenkin on, että sairaan lapsen hoito on työnantajan järjestämää eli työnantaja tekee sopimuksen lasta hoitavan tahon kanssa ja maksaa tälle palkkion ja työntekijä ei käytä samaan aikaan oikeuttaan tilapäiseen hoitovapaaseen. Jos työantaja järjestää lapsen hoidon mainittua pidemmäksi ajaksi, ylimenevältä osalta kyseessä on veronalainen etu.
Etätyö ja työntekijän kotitoimiston varustaminen
Lähtökohtaisesti työnantajalla on velvollisuus järjestää työntekijän käytettäväksi työssä tarvittavat työvälineet. Työnantajan järjestämistä välineistä, joita käytetään työtehtävien hoitamiseen tai esimerkiksi työergonomian parantamiseen, ei muodostu työntekijälle veronalaista etuutta. Asiassa ei ole merkitystä sillä, tehdäänkö työ työnantajan toimipisteessä vai palkansaajan kotona. Sen sijaan veronalaista tuloa syntyy työkäyttöön annettujen välineiden yksityiskäytöstä. Näin ollen työntekijän käyttöön on selkeintä tarjota vain selkeästi työkäyttöön kuuluvia välineitä. Verotuksessa ei ainakaan toistaiseksi ole puututtu työnantajan omistamien moorrotipöytien ja työtuolien käyttöön palkansaajan kotona.
Poikkeuksen yksityiskäytön veronalaisuuteen tekee niin sanottu nettietu. Työnantajan työntekijälle työkäyttöä varten järjestämän tietoliikenneyhteyden yksityiskäyttö on työntekijälle verovapaa etu. Verovapaus koskee sekä kiinteähintaisia että käytön mukaan laskutettavia yhteyksiä. Yhteys voi olla sekä kotipäätteellä, tabletilla että matkapuhelimessa. verovapaus koskee kuitenkin vain työnantajan järjestämää ja hankkimaa tietoliikenneyhteyttä. Jos työnantaja maksaa korvausta työntekijän oman tietoliikenneyhteyden käytöstä, voi työnantaja korvata liittymän käyttökustannuksista vain työkäytön osuuden verovapaasti. Jos muuta selvitystä kustannusten jakautumisesta ei ole, voidaan työkäytön osuutena käyttää puolta liittymän maksusta.
Verovapaussäännös edellyttää, että tietoliikenneyhteys järjestetään palkansaajan työtehtäviä varten. Työnantajan hankkimassa ja maksamassa kanavapaketissa tai muussa viihdesovelluksessa ei ole kyse työkäytöstä vaikka sovelluksen tai palvelun hintaan sisältyisi myös tietoliikenneyhteys. Työnantajan kustantama viihdepaketti on siis työntekijälle veronalainen etu. Etu ei kuitenkaan ole veronalainen silloin, jos se ei aiheuta työnantajalle lisäkustannuksia, eli jos tietoliikenneyhteyteen tulee kaupan päälle samaan hintaan jokin viihdepaketti.
Työnantajan kustantama passi
Työnantajan kustantama passi on muutamaa poikkeusta lukuunottamatta aina veronalaista palkkaa riippumatta siitä, kuinka usein henkilö joutuu tekemään työmatkoja. Työnantaja voi kuitenkin maksaa verovapaasti ulkomaankomennukselle lähtevän työntekijän työntekovaltion viisumikustannukset ja ulkomaantyöskentelyn aikana tarvittavan kansainvälisen ajokortin.
Pysäköintipaikka maksullisessa parkkihallissa
Tuloverolaissa ei ole erikseen säännöksiä työnantajan tarjoamasta pysäköintimahdollisuudesta työpaikalla tai sen läheisyydessä. Sääntelyn puuttuessa tämä verotuskysymys on ratkaistu Verohallinnon ohjeistuksella. Ohjeistuksessa todetaan, että verovapaaksi eduksi on katsottu mahdollisuus pysäköidä auto työnantajan tiloihin työpaikalla, samoin kuin talvella auton lämmitykseen käytetty sähkö. Veronalaista etua ei synny myöskään työpäivän aikana ja työpaikan läheisyydessä sijaitsevasta autotallista tai muusta auton säilytyspaikasta.
Ratkaisevaa ei siis ole se, syntyykö työnantajalle pysäköintipaikkojen järjestämisestä kustannuksia vai ei. Ohjeistuksissa ei myöskään edellytetä paikkojen olevan koko henkilökunnan käytössä. Mutta jos autopaikka on järjestetty työntekijän kokoaikaiseen käyttöön esimerkiksi asunnon sijainnin vuoksi, niin pysäköintietu katsotaan veronalaiseksi autotallieduksi.
