Verotarkastus on verovalvonnan perusteellisin muoto, jolla voi olla pelottavakin kaiku monen yrittäjän mielessä. Sen vuoksi haluan nyt käydä läpi, mikä verotarkastus on, mitä siinä tapahtuu ja miten siihen voi varautua.
Verotarkastuksessa selvitetään, onko Verohallinnolle annettu oikeat ja riittävät tiedot, jotta verotus on saatu toimitettua oikein Suomen verolakien mukaisesti. Koska verotus perustuu suurelta osin yrityksen kirjanpitoon, on luonnollista, että verotarkastus kohdistuu kirjanpitoon ja muuhun kirjalliseen aineistoon kuten yrityksen sopimuksiin ja kauppakirjoihin. Verotarkastuksessa selvitetään yleensä
- vastaavatko liiketoiminta ja kirjanpito toisiaan,
- vastaavatko Verohallinnolle annetut ilmoitukset kirjanpitoa ja
- onko verolainsäädäntöä noudatettu.
Vaikka verotarkastuksen tavoittena onkin estää verotukseen liittyvät virheet ja väärinkäytökset, saa verotarkastuksen asiakasyritys samalla paljon arvokkaita neuvoja ja ohjausta. Tavoitteena onkin, että asiakkaat osaisivat ja haluaisivat hoitaa veroasiansa mahdollisimman hyvin. Lisäksi verotarkastuksilla taataan eri alojen toimijoille reilu toimintaympäristö, jossa virheellisesti toimivat henkilöt tai yhteisöt eivät saa itselleen kilpailuetua.
Verotarkastuksen laajuus vaihtelee tilanteen ja tarpeen mukaan. Se voi koskea jotain yksittäistä asiaa tai tarkasti rajattua asiaryhmää kuten arvonlisäverotusta, mutta yleensä tutkitaan samanaikaisesti useampia verolajeja tietyltä ajanjaksolta. Verotarkastus voidaan tehdä myös vertailutietotarkastuksena, jolloin tarkastajat keräävät pelkästään vertailutietoja tarkastuksen kohteena olevan verovelvollisen liikekumppaneista tai muista toimijoista.
Verotarkastuksia kohdennetaan esimerkiksi tiettyihin toimialoihin tai uusiin tai jo tiedettyihin riski-ilmiöihin. Kohdennetusta valvonnasta voidaan vuonna 2020 mainita esimerkkinä taksiala, kun taas rakennusalaa on valvottu pitkäkestoisemmin. Lisäksi osa verotarkastuksista kohdennetaan satunnaisesti, minkä vuoksi verotarkastus voi osua keneen tahansa Verohallinnon asiakkaaseen.
Mitä verotarkastuksessa tapahtuu?
Yleensä verotarkastaja ottaa etukäteen yhteyttä yritykseen sopiakseen verotarkastuksen ajankohdasta ja ilmoittaakseen, mitä ajanjaksoa tarkastus koskee. Samalla tarkastaja kertoo, mitä kirjanpitoaineistoa ja muuta materiaalia tarkastuksessa tarvitaan. Tarkastus alkaa alkukeskustelulla, jossa yrityksen edustajat esittelevät yrityksen liiketoiminnan ja siinä tapahtuneet merkittävät muutokset. Keskustelussa selvitetään muun muassa miten yrityksen kirjanpito, palkanlaskenta ja muu taloushallinto on järjestetty, yrityksen toimipaikkojen määrät ja sijainnit, omistussuhteet ja henkilökunnan määrä. Alkukeskustelussa käydään myös läpi verotarkastukselle asetetut tavoitteet ja verotarkastuksen eri vaiheet. Verotarkastukseen osallistuu aina kaksi verotarkastajaa.
Seuraavaksi on vuorossa aineiston tarkastus, joka voidaan nykyisin suorittaa sähköisesti. Verotarkastajille voidaan antaa oikeudet yhtiön sähköiseen taloushallinto-ohjelmistoon, jossa he voivat tehdä tarkastusta sen enempää yritystä häiritsemättä. Mikäli kaikki aineisto ei ole sähköisessä muodossa, voidaan osa tarkastuksesta tehdä yrityksen tai Verohallinnon toimitiloissa. Mahdollisiin epäselviin asioihin pyritään löytämään vastaukset jo tarkastuksen aikana keskustelemalla tai jälkikäteen kirjallisella selvityspyynnöllä.
Verotarkastus päättyy loppukeskusteluun ja verotarkastuskertomukseen. Loppukeskustelussa käydään läpi, millaisia havaintoja verotarkastajat ovat tehneet ja millaisia toimenpiteitä Verohallinto todennäköisesti tekee korjatakseen virheellisiin tietoihin perustuneen verotuksen. Verotusta voidaan korjata myös asiakkaan eduksi, jos se on aiheellista. Lisäksi käydään läpi asiat, jotka yrityksen mahdollisesti täytyy vielä selvittää, ennen kuin tarkastajat voivat laatia verotarkastuskertomuksen.
Verotarkastuskertomus sisältää havainnot tarkastuksesta sekä niistä aiheutuvat verotustoimenpiteet ja muut toimenpiteet. Tarkastuskertomus laaditaan, vaikka havainnot eivät johtaisi toimenpiteisiin. Asiakkaalla on mahdollisuus antaa kirjallinen vastine verotarkastuskertomukselle, ja sen antamiseen annetaan aikaa yleensä kaksi viikkoa. Annettua aikaa voidaan useissa tapauksissa pyynnöstä pidentää. Vastineen laatimisessa on suositeltavaa käyttää apuna verotuksen asiantuntijaa. Mikäli vastine vaikuttaa verotustoimenpiteisiin, muuttavat tarkastajat kertomusta, ennen kuin Verohallinto määrää lopullisen veron tai oikaisee verotusta.
Miten verotarkastukseen voi varautua?
Verotarkastus sujuu yleensä ongelmitta, jos yrityksen talousasiat on hoidettu lakisääteisesti oikein ja ajallaan. Verotarkastus ei kuitenkaan ole ”läpihuutojuttu” pienessäkään yrityksessä. Se vaatii valmistautumista, johon ei riitä pelkästään pyydetyn aineiston luovuttaminen tarkastajille. Valmistautuminen koostuu aineiston läpikäynnistä ja sen asianmukaisuuden varmistamisesta. Aineistoon kuuluvat kirjanpitoaineiston lisäksi mm. toimitus- ja rahoitussopimukset ja niiden liitteet, tulli- ja rahtiasiakirjat, alihankintasopimukset, työsopimukset, tuntilistat, pöytäkirjat ja muut muistiot — joitakin mainitakseni. Yleensä verotarkastuksen ajankohta ilmoitetaan korkeintaan muutamaa viikkoa etukäteen, joten edellä mainittujen asioiden kasaamiseen ja läpikäymiseen ei siinä hetkessä ole riittävästi aikaa.
Tämän vuoksi verotarkastukseen tulisikin valmistautua joka päiväisessä toiminnassa varmistamalla asioiden riittävä dokumentointi osana yrityksen jatkuvaa liiketoimintaa. Kyse on siis yrityksen kyvystä ennakoida ja tavasta hoitaa asioita. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä ja sähköinen taloushallinnon ohjelmisto ovat tässä hyvänä apuna. Kirjanpitäjä osaa vastata kysymyksiin ja huomauttaa asioista, jotka yrittäjältä itseltään saattavat jäädä huomaamatta, ja sähköinen taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa aineiston tallentamisen kootusti. Kokemuksemme mukaan verotarkastuksissa kiinnitetään huomiota erityisesti osakkaiden ja yhtiön välisiin toimiin kuten osakkaan matkalaskuihin ja omaisuuden luovutuksiin puolin ja toisin. Myös työntekijöiden osalta matkalaskut ja henkilökuntaedut ovat usein tarkastuksen kohteena. Arvonlisäverotukseen kohdistuvissa tarkastuksissa kiinnitetään huomiota etenkin yrityksen omistuksessa oleviin autoihin liittyvien kustannuksien ja virkistys- ja edustuskulujen arvonlisäverokäsittelyyn.
Mikäli sinua mietityttää, mihin asioihin juuri sinun yrityksesi tulisi kiinnittää huomiota, kannattaa kysyä sitä omalta kirjanpitäjältäsi. Ota siis rohkeasti yhteyttä!
